Projektmanagement
Projektmanagement ist aus der modernen Unternehmenskultur nicht mehr wegzudenken. Doch was verbirgt sich wirklich hinter diesem Begriff? Nach der DIN Norm versteht man unter Projektmanagement „die Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mitteln für die Abwicklung eines Projekts“. In anderen Worten: Der operative Werkzeugkasten für einen Projektleiter und sein Projektteam für ein durch klare Zielvorgaben geprägtes und durch zeitliche, finanzielle und personelle Begrenzungen von anderen Aufgaben abgegrenztes Vorhaben. Die große Frage in diesem Zusammenhang ist jedoch: Was steckt hinter diesen Zielvorgaben, Aufgaben und Techniken und vor allem wann ist eine Aufgabe komplex genug, um den administrativen Aufwand eines formalisierten Projektmanagements zu rechtfertigen?
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Vom Projekt zum Projektmanagementprozess
Grundsätzlich gilt, dass ein Projekt klar von Regelaufgaben abgegrenzt wird und sich mit einer komplexen oder neuartigen Aufgabenstellung beschäftigt wie beispielsweise die Entwicklung eines neuen Produktes oder die Erschließung neuer Märkte. Projektbezogene Risiken und eine entsprechende personelle Organisation runden das Profil ab und rechtfertigen den Aufwand eines formalisierten Projektmanagementprozesses. In anderen Worten, ein formalisiertes Projektmanagement lohnt sich für komplexe Aufgabenstellungen, die mit gewissen Risiken einhergehen und denen sich eine oder mehrere Personen in einer klar definierten Organisationsstruktur teilweise oder komplett mit ihrer Arbeitszeit widmen.
Der Projektmanagementprozess beginnt mit einer durchdachten Projektplanung in der Ziele klar definiert werden müssen und die Projektorganisation festgelegt wird. Neben der Erstellung eines allgemeinen Projektplans in Form eines Termin- und Ressourcenplans dient diese Phase insbesondere dazu, die Wünsche des Projektauftragsgebers mit den vorhandenen Möglichkeiten und Ressourcen in Einklang zu bringen. Nach einem gemeinsamen Kick-Off Treffen als Abschluss der Planungsphase geht der Projektmanagementprozess in die Durchführungsphase über. Hier steht die Abarbeitung der zuvor definierten Arbeitspakete – also die eigentliche operative Umsetzung der Projektinhalte – im Vordergrund. Entsprechende Dokumentation und Berichtwesen sowie ein projektspezifisches Controlling – beispielsweise in Form entsprechender Statusberichte – begleiten die operative Umsetzung. Mit der Übergabe in den Regelbetrieb ist die finale Abschlussphase des Projektmanagementprozesses erreicht. Neben einer Bewertung durch den Auftraggeber und gegebenenfalls notwendige Nachbesserungen bietet der Projektabschluss für das Projektteam die einmalige Gelegenheit gesammelte Erfahrungen zu dokumentieren und im Sinne eines Projektlernens für künftige Projekte wieder zum Einsatz zu bringen. Was man immer in Betracht ziehen sollte: Ein Projektmanager muss bei fundamentalen nicht zu korrigierenden Abweichungen von den Projektzielen und die dadurch resultierende Bedrohung für den Projekterfolg auch immer den Projektabbruch in Erwägung ziehen. Zusammengefasst werden all diese Erkenntnisse in einem detaillieren Abschlussbericht, der formal den Projektabschluss darstellt.
Die Bedeutung von Zielen für den Projekterfolg
Aus dem Projektmanagementprozess wird deutlich wie wichtig Ziele für den Projekterfolg sind. Bemüht man erneut die DIN Norm, lassen sich diese als „nachzuweisendes Ergebnis und vorgegebene Realisierungsbedingung einer Gesamtaufgabe eines Projektes“ sehen. Wichtig ist, dass die Ziele eindeutig, verständlich und präzise formuliert werden. Nur so lässt sich im Anschluss der Grad der Zielerfüllung objektiv beurteilen und Missverständnisse vorbeugen. Somit kommt auch der Messbarkeit und Kontrollierbarkeit der Ziele eine große Bedeutung zu. Nur so lassen sich die Ergebnisse vernünftig quantifizieren und bewerten. Wichtig ist auch, dass die Ziele an einen konkreten Zeitraum gebunden sowie widerspruchsfrei sind. Das bedeutet, die Erreichung eines Teilziels schließt die Erreichung eines anderen Teilziels nicht aus. Eine gute Strukturierung und realistische Sollvorgaben beugen zudem durch nichterreichen der Ziele verursachte Demotivation vor. Eine gute Möglichkeit, die Zielkriterien entsprechend zu formulieren, ist die sogenannte „SMART“-Methode. Demzufolge sollten Sie Ziele spezifisch und messbar formulieren. Diese sollten zudem ausführbar sein und das Projektteam zur Zielerreichung animieren. Stellen sie sicher, dass dies unter realistischen Annahmen und einem genau definierten Terminrahmen möglich ist.
Projektstrukturierung und Meilensteinplanung
Nach einer erfolgreichen Analyse der Ausgangssituation und Zieldefinition, ist die Ablauf- und Terminplanung der nächste Schritt im Projektmanagementprozess. Unter Projektstrukturierung versteht man in diesem Zusammenhang die Gliederung eines Projektes nach Arbeitsinhalten und -aufgaben und deren graphische Aufarbeitung in Form eines Projektstrukturplans (PSP). Dieser Projektstrukturplan ist das zentrale Ordnungs- und Kommunikationsinstrument im Projekt und erleichtert die Aufwands- und Kostenschätzung. Zudem dient er der Dokumentation und als Gliederung für das Pflichtenheft, ist Grundlage für die Verteilung der Aufgaben und Verantwortlichkeiten und dient als Basis für die Ablauf- und Terminplanung sowie für Risikoanalysen. Bei der Erstellung eines PSP muss es für jedes Arbeitspaket einen Verantwortlichen geben. Aufgaben, die extern vergeben werden, sind als eigenständige Teilaufgabe anzusehen und für jedes Element des PSP sollte zur späteren Nachvollziehbarkeit eine klare Spezifikation formulierbar sein. Der nächste Schritt in der Ablauf- und Terminplanung ist es, mittels der Netzplantechnik Abhängigkeiten unter den Arbeitspaketen zu definieren und einen zeitlichen Ablauf aufzustellen. Im Zusammenhang der Ablaufplanung sind sogenannte Meilensteine – Ereignisse mit besonderer Bedeutung – besonders wichtig. Diese definieren häufig Phasenübergänge und entscheiden oft über die Fortführung des Projekts.
Bei der Visualisierung der zeitlichen Abfolge von Aktivitäten in Form eines Ablaufdiagramms – auch Gantt-Diagramm oder Balkenplan genannt – können Sie auch auf eine Vielzahl von kostenfreien Softwaretools zurückgreifen. Beispielsweise bietet Ihnen die Software Gantt Projekt einen schnellen Einstieg in die professionelle Termin- und Ablaufplanung. Weitere Open Source basierte Lösungen wie Open Proj oder Open Workbench sind zwar komplexer in der Anwendung bieten jedoch einen größeren Funktionsumfang.
Projektvereinbarung und Projektdurchführung
Die sogenannte Projektvereinbarung schließt die Projektplanungsphase ab und regelt das Zusammenspiel von Projekt- und Linienorganisation. In einer Projektvereinbarung sollten die zuvor definierten Ziele des Projekts, der Zeitrahmen, das Budget, die Rollen im Projekt (Projektaufbauorganisation: Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten im Projektteam sowie Benennung eines Projektleiters) und die wesentlichen sonstigen Rahmenbedingungen des Projekts festgelegt werden.
Im Rahmen der Projektdurchführung muss der Projektleiter immer sämtliche Projektstakeholder (Geschäftsleitung, Lenkungsausschuss, Beteiligte Fachabteilungen, Controlling etc.) über den aktuellen Stand des Projektes unterrichten. Je nach Adressat unterscheidet sich Umfang und Häufigkeit der Berichterstattung vom Cockpitbericht – graphische Aufbereitung zentraler Inhalte des Projektes – für das Management bis hin zum detaillierten Projektabschlussbericht. Wichtig ist, dass Ziele und Termine im Projektverlauf dynamisch angepasst werden. Man spricht hier vom „Regelkreis“ der Ziel- und Terminplanung. Die geplanten Sollwerte werden permanent mit den realisierten Istwerten abgeglichen. Eventuelle Abweichungen müssen analysiert werden und die Ziel- bzw. Terminplanung entsprechend angepasst werden. Zur späteren Dokumentation und besseren Projektsteuerung sowie Qualitätssicherung werden alle zentralen Dokumente eines Projektes (Projektstrukturplan, Ablauf- und Terminplan, Protokolle, etc.) in einer Projektakte zusammengefasst. Wichtig ist, dass ein einheitliches Verständnis darüber herrscht, welche Dokumente auf welche Weise archiviert, benannt und abgelegt werden. So wird sichergestellt, dass gerade bei umfangreicheren Projekten keine wichtigen Informationen verloren gehen.
Projektabschluss und Projektlernen
Der Projektabschluss hat in zweierlei Hinsicht eine entscheidende Rolle für das Projekt: Einerseits wird das Projektergebnis an den Auftraggeber übergeben und evaluiert und andererseits müssen zentrale Erkenntnisse im Rahmen des Projektlernens dokumentiert und für künftige Projekte verfügbar gemacht werden. Neben dem rein formalen Projektabschluss auf der Sachebene muss auch für das Projektteam eine Perspektive aufgezeigt werden bzw. eine Reintegration aller Projektbeteiligen in ihr altes Umfeld stattfinden.
Literatur
- Bohinc, Tomas (2010): Grundlagen des Projektmanagements: Methoden, Techniken und Tools für Projektleiter, Gabal.
- Litke, Hans-D.; Kunow, Ilonka und Schulz-Wimmer, Heinz (2009): Projektmanagement, Haufe-Lexware.
- Schelle, Heinz; Ottmann, Roland und Pfeiffer, Astrid (2008): ProjektManager, GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement.
- Sterrer, Christian und Winkler, Gernot (2010): Setting Milestones: Projektmanagement Methoden - Prozesse – Hilfsmitte, Goldegg.
